10 choses à faire avant d’attaquer la saison

L’activité de l’institut se caractérise par de fortes variations saisonnières. Ainsi en mars, le retour des beaux jours précède le retour des clientes après l’hiver. Êtes-vous prête à attaquer la saison ? Avant que le carnet de rendez-vous ne se remplisse, voici une liste de 10 tâches de fond qui vous feront gagner du temps et de l’efficacité dans votre travail lorsque arriveront les grosses journées.

On se met en règle au niveau des UV

Dès les premiers beaux jours, la cabine de bronzage va être prise d’assaut. En Février, il est donc judicieux de :

contrôler la validité des tubes du solarium, qui ont peut être besoin d’être changés
renouveler votre formation UV périmée (ou celle de votre employée)
programmer un contrôle de votre appareil si la dernière attestation date de 2 ans
s’assurer que vous avez votre dossier UV bien à jour sous le comptoir et vos affichages en règle
commander des lunettes pour ne pas être prise de court

Vous éliminerez ainsi toute source de stress quand la demande va revenir. Notez d’ailleurs que comme les clientes, les contrôleurs ont aussi plus tendance à se promener dans les instituts à la belle saison…

On repart à neuf

Quoi de pire qu’une panne ou un appareil qui vous lâche lorsque le carnet de rendez-vous est plein ? C’est donc en février qu’on vérifie (et qu’on change, si besoin) le petit équipement en fin de vie, qu’on refait les joints de la douche, qu’on nettoie les filtres des clims et qu’on effectue les menues réparations qui s’imposent. Pourquoi ne pas profiter également des heures creuses pour s’attaquer au rangement intégral de la réserve ? C’est aussi le moment idéal pour trier le linge fatigué, jeter les pots périmés, et éliminer tout ce qu’on a accumulé depuis la fin de la saison précédente… Un environnement bien organisé vous fera gagner du temps en saison !

On dépoussière la carte

Nouvelle saison, nouvelle carte. La carte de soins est votre support de communication quotidien. Rien de pire, pour votre image de marque, qu’une carte raturée ou incomplète. Vous avez rentré des nouveautés ou changé des prix ? Vous vous êtes mise à la réservation en ligne cet hiver ? Il est temps d’actualiser votre carte de soins pour disposer d’un outil professionnel à jour au moment d’attaquer la saison. Vous en profiterez pour recentrer les prestations (en éliminant ce qui ne fonctionne plus) et mettre en valeur ce qui change. Une nouvelle carte renouvelle toujours l’intérêt des clientes. C’est un excellent prétexte pour leur présenter à nouveau l’offre de l’institut en attirant leur attention sur les prestations qu’elles n’ont jamais testées.

On se forme

Que vous soyez indépendante ou salariée, vos droits à la formation viennent de se renouveler en début d’année. Alors pourquoi ne pas apprendre une nouvelle technique esthétique ou peaufiner votre méthode de vente ? Profitez des journées encore calmes de mars pour vous former (ou former vos salariées) pendant que vous pouvez encore vous échapper de l’institut ! L’arrivée prochaine de la saison vous permettra de valoriser rapidement ces nouveaux acquis en élargissant votre offre et en développant vos compétences.

On s’organise

Ne pas se faire déborder en saison se prépare dès maintenant. Si vous avez passé l’année 2018 à courir, c’est donc le moment de prendre du recul pour identifier tout ce qui vous fait perdre du temps au quotidien. Ce premier travail d’inventaire effectué, vous pouvez dresser un tableau par écrit. En ligne, la liste de tous les postes chronophages. En colonne, les trois moyens à votre disposition pour éliminer ces tâches parasites : déléguer, sous traiter à l’extérieur, ou améliorer les procédures. Dans un institut, les tâches non productives sont nombreuses et peuvent rapidement submerger l’emploi du temps d’une journée : corvées administratives, entretien, nettoyage du linge, gestion des commandes et des stocks, réponse au téléphone etc. Pour autant, il existe souvent des moyens simples et peu coûteux pour ne pas se laisser déborder : un rangement plus pratique, un tableau effaçable en réserve, un carnet de fournisseurs près de la caisse, une gestion des stocks sur tablette etc. Par exemple, prendre le temps d’apprivoiser les fonctionnalités avancées de son logiciel de caisse en mars peut considérablement fluidifier la gestion en saison.

Mars est également une période idéale pour mettre en place une nouvelle organisation comme la prise de rendez-vous par internet ou l’inscription sur une plateforme de rendez-vous en ligne. Il est toujours préférable de “roder” des outils dans une période calme, plutôt que de risquer des ratés en pleine saison. Idem si vous comptez recruter. L’enjeu est important, alors prenez le temps de faire passer des entretiens et des journées d’essai quand vous êtes disponible, et pas entre deux portes quand vous serez dans l’action. Vous serez plus sereine pour accueillir et former une employée en début de saison.

On cherche des produits de complément

Révolue l’époque où on attendait tout de nos marques de soins habituelles. Les tendances vont vite, les clientes sont branchées sur les blogs beauté qui leur expliquent toutes les astuces, alors vous aussi, prenez le temps de vous mettre à la page. Durant vos heures creuses, fouillez les sites professionnels en quête de nouveautés. Et cherchez par la même occasion quelques produits de complément à la pointe de la tendance printemps – été, qui stimuleront vos ventes durant la saison à venir : vernis, accessoires, maquillage, solaires, huiles ou gommages corps originaux…

On se bouge pour réseauter

Pour booster l’activité de votre institut, ne restez pas seule dans votre coin : réseautez ! En février, vous avez plus de temps, alors c’est l’occasion idéale pour aller se présenter dans des endroits que fréquentent vos clientes. Sortez de votre institut. Vous avez tout à gagner à nouer des partenariats avec de potentiels apporteurs d’affaires comme les diététiciennes, les boutiques de mariées ou de puériculture, les salles de sport, les clubs de danse, les comités d’entreprise etc.

On fédère ses clientes

En fin d’hiver, organiser une réunion conviviale à l’institut resserre les liens avec vos clientes avant le démarrage de la saison, et c’est un excellent moyen de conserver leur fidélité au moment où leurs boites à lettres ne vont pas tarder à être bombardées de flyers alléchants venant de la concurrence ! Moins stressée par votre planning, vous pouvez les chouchouter avec une animation bien-être ou minceur, à moins que ce soit un atelier découverte ou un café beauté en mode “after work”. Pour atteindre son but, cet événement doit proposer autre chose que ce que vous faites habituellement à l’institut, et miser sur la convivialité, l’échange. Si vous avez bien réseauté (cf paragraphe précédent), vous pouvez même y associer un partenaire qui donnera une coloration originale à l’événement. Par exemple, si votre thème est la minceur, pourquoi ne pas faire intervenir une diététicienne ? Autre idée : solliciter la venue d’une animatrice de votre marque de soins, qui apportera diagnostic, expertise et conseils.

On cale son calendrier commercial

Pâques, arrivée du printemps, fête des mères, soldes, grandes vacances etc. Chaque année, les mêmes dates commerciales reviennent inlassablement. Et chaque année, en pleine saison, alors que vous êtes débordée, vous cherchez une idée originale pour la fête des mères ou une promotion d’avant départ en vacances. Et si cette année vous anticipiez mieux ce calendrier ? Vos opérations marketing seront sûrement mieux préparées à tête reposée en hiver que si vous y consacrez tout un dimanche en saison, alors que vous ne rêvez que de vous reposer après une semaine écrasante de travail. Réfléchissez aux actions que vous pourriez lancer plus tard dans la saison et travaillez d’ores et déjà sur vos supports de communication, que vous rangerez dans un book. Idem pour l’animation de votre vitrine : c’est le moment de noter des idées et de chercher des accessoires que vous mettrez en place au fil des mois à venir. Bref, anticipez.

On remotive ses équipes

Qu’allez-vous changer cette année à l’institut ? C’est le moment d’en discuter avec votre équipe, en les associant à vos objectifs, en leur parlant des nouveautés que vous envisagez de rentrer et des opérations commerciales que vous préparez. Une bonne occasion de prendre le pouls de vos salariés et de les remotiver avant l’entrée en saison. Par ailleurs, le mois de mars est idéal pour mener des entretiens individuels où chacune pourra faire un bilan, s’exprimer, parler de formation ou d’avenir. Sans oublier les vacances. Vous avez besoin de visibilité, vos salariées aussi. Mars est le bon mois pour organiser sereinement les ordres de départ en congé d’été, et éviter de gérer des conflits en pleine saison.